Some-työkalujen käyttäminen yrityksen sisäisessä tiedon jakamisessa: motivaatio syntyy sisältä

Yrityksen henkilöstöllä on paljon organisaatiolle arvokasta tietoa liittyen esimerkiksi tuotteisiin, teknologiohin, kilpailullisiin asioihin ja organisaation toimintaan. Jos henkilöstön tietoa halutaan hyödyntää yrityksessä laajemmin sen toiminnan kehittämisessä ja päätöksenteon tukena, täytyy tietoa voida jakaa tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Eräs ratkaisu tähän on hyödyntää sosiaalista mediaa yrityksen sisäisessä käytössä. Sosiaalisen median työkaluja on viime vuosina enenevästi otettu käyttöön eri kokoisissa yrityksissä. Niiden ominaisuudet mahdollistavat esimerkiksi yhteisen ja yhtäaikaisen sisällön luomisen, jakamisen ja muokkaamisen, helpottavat verkostoitumista ja auttavat tiedon suodattamisessa ja saavuttamisessa. Silti, vaikka sosiaalisen median työkalut voivat edesauttaa tiedon jakamista ja hyödyntämistä, monipuolisinkin väline on hyödytön, mikäli sitä ei käytetä. Jotta sosiaalisen median työkaluista olisi hyötyä, pitää henkilöstön olla motivoitunutta jakamaan tietoaan niiden avulla.

Tutkimustulokset kertovat, että merkittävin syy henkilöstön haluttomuuteen käyttää sosiaalisen median työkaluja organisaation sisäisessä tiedon jakamisessa on pelko, että niiden käyttäminen veisi paljon aikaa ja vaivaa olemassaoleviin käytäntöihin verrattuna, ja että ne olisivat “vain uusia pakotettuja työkaluja” jo olemassa olevien lisäksi. Huoli on ymmärrettävä, sillä digitalisaation myötä työn tekeminen lähes ammatista riippumatta edellyttää aina vain useampien tietojärjestelmien ja teknologisten sovellusten käyttöä. Osa näistä todella tehostaa työntekoa, mutta monet niistä kuitenkin koetaan enemmänkin työn tarkoituksenmukaista suorittamista hidastaviksi ja kuormittaviksi rasitteiksi. Teknologisten sovellusten, kuten sosiaalisen median työkalujen, kohdalla käytettävyyden merkitys korostuu: käyttöön liittyvä vaivannäkö ei saisi olla ylittää käyttämisestä saatavia hyötyjä. Yleisesti ottaen ihmiset käyttävät niitä välineitä, jotka he kokevat helpoiksi omaksua ja käytettävyydeltään hyviksi. Jos uusi toimintatapa ei osoittaudu nopeasti nykyistä paremmaksi, pitäydytään helpommin vanhassa ja tutussa.

Sosiaalisen median työkalujen käyttämisen hyötyjen tulisikin olla implisiittisiä, eli hyötyjen tulisi kirkastua käyttäjälle käytön yhteydessä ilman lisäselityksiä. Ulkoapäin tulevat mainoslauseet ja suositukset eivät vakuuta yhtä hyvin kuin oman käytön myötä saatu hyödyllisyyden kokemus. Tutkimusten mukaan sosiaalisen median työkalujen käyttämiseen organisaation sisäisessä tiedon jakamisessa henkilöstöä motivoivatkin eniten sisäsyntyiset asiat, kun taas ulkoapäivän tulevat kannustimet vaikuttavat käyttöhalukkuuteen vähiten. Tärkeimpiä motivaatiotekijöitä ovat vastavuoroisuus tiedon jakamisessa, jokapäiväisen työnteon helpottaminen ja nopeuttaminen sekä työkalujen helppokäyttöisyys. Taloudelliset kannustimet ja oman uran edistäminen koetaan vähiten motivoiviksi tekijöiksi. Koska sisäsyntyinen motivaatio on tärkeämpää kuin ulkoiset kannustimet, ei henkilöstöä voi eikä kannata pakottaa sosiaalisen median työkalujen käyttämiseen, vaan tiedon jakamisen niiden avulla pitäisi perustua vapaaehtoisuuteen ja omakohtaisesti koettuun hyötyyn. Suuri vaikutus käyttöhalukkuuteen on myös sillä, kuinka tuttuja sosiaalisen median työkalut ja toiminnot yleensäkin ovat. Mitä vähemmän on niitä käyttänyt, sitä nihkeämmin ja epäilevämmin niiden hyödyntämiseen organisaation sisäisessä tiedon jakamisessa suhtaudutaan. Voidaankin sanoa, että ne, jotka ovat tottuneet jakamaan tietoa sosiaalisen median toiminnoilla missä tahansa yhteydessä ovat motivoituneita tekemään niin myös työkontekstissa. Ne, jotka eivät ole kiinnostuneet sosiaalisen median käyttämisestä muussakaan yhteydessä, eivät haluaisi käyttää niitä tiedon jakamiseen työpaikalla, vaikka siihen kannustettaisiin erilaisin palkinnoin.

Organisaatiokulttuurilla on suuri vaikutus henkilöstön motivaatioon jakaa tietoa ja siten myös tiedon jakamisesta saatuihin hyötyihin. Henkilöstön asenne tietoa ja tiedon jakamista kohtaan muodostuu organisaatiokulttuurin kautta: Jos organisaatiokulttuuri ei tue tiedon jakamista, ei siihen tarjolla olevilla välineillä ole väliä. Jotta sosiaalisen median työkaluista saataisiin mahdollisimman suuri hyöty yrityksen sisäisessä tiedon jakamisessa, tulisi koko organisaation suhtautua tietoon yhteisenä arvonluonnin lähteenä, jonka arvopotentiaali moninkertaistuu sitä jakamalla.

#sosiaalinenmedia #some #tiedonjakaminen #motivaatio #henkilöstö #vy