Sosiaalisen median hyödyt & riskit

Uusia toimintapoja mietittäessä huomio kiinnittyy helposti joko uuden toimintavan hyötyihin tai siihen liittyviin riskeihin. Toisille joku yksittäinen riski tai sen potentiaalisen toteutumisen kustannus (esim. maineriski) voi olla riittävä syy pysyttäytyä vanhassa ja välttää esimerkiksi sosiaalisen median kokeiluja yrityksen tuotteiden ja palveluiden markkinoinnissa, asiakaspalvelussa, tai vaikkapa kumppaniyhteistyössä. Toisessa ääripäässä jokin tavoiteltava yksittäinen hyöty, esimerkiksi prosessien tehostumisen kautta saatava hyöty voi olla riittävä syy yritykselle kokeilla yhteisöllisiä toimintatapoja ja sosiaalisen median työkaluja omassa liiketoiminnassaan.

Liiketoiminnan näkökulmasta rationaalista olisi arvioida kokonaisuutta: Onko saavutettavat hyödyt kokonaisuudessaan suurempia ja/tai todennäköisempiä kuin mahdolliset kustannukset, jotka aiheutuvat uudesta (yhteisöllisestä) toimintatavasta, siihen liittyvistä investoinneista ja potentiaalisten riskien toteutumisesta?

Tätä tarkoitusta varten, VALIT-hankkeessa, on kehitetty alustava malli, joka auttaa suhteuttamaan hyötyjä, riskejä ja kustannuksia erilaisissa tietojärjestelmäprojekteissa, kuten sosiaalisen median ja yhteisöllisten toimintatapojen hyödyntämisessä. Ilona Ilvonen on tiivistänyt tietämysriskien hallinnan mallin perusperiaatteet YouTube-videossa (8:00 min) ja mallin kehittämistä on kuvattu tarkemmin HICSS 2015 konferenssissa esitetyssä tutkimusjulkaisussa.

Tapausesimerkkinä kustannuksien ja hyötyjen suhtauttamisesta (Kuva 1), reflektoimme tässä mallia Teollisuusyrityksen Digipolku selvitystä varten tehtyyn Beckhoff Automation yritysesimerkkiin.

Kuva 1. Hyötyjen ja kustannuksien suhteuttaminen.

Kun Beckhoff Automation oli perustamassa partneriyhteisöään, yrityksessä mietittiin tarkkaan riskienhallinnan näkökulmasta minkälaista tietoa voidaan jakaa palvelussa, ja kenelle sitä voidaan jakaa. Minimoidakseen mahdollisten riskien toteutumisen kustannukset partneriyhteisössä jaettavaksi tiedoksi valittiin sellaiset olennaiset tiedot, joita yleisesti kysytään kumppanien toimesta, ja joiden avoin jakaminen vähentää niihin kohdistuvia kyselyitä, sekä tehostaa samalla yhteistyötä kumppanien kanssa. Hyödyt tämän kaltaisen tiedon jakamisesta nähtiin suurempana kuin tiedon jakamiseen liittyvät kustannukset ja riskit, joten Beckhoff päätti kokeilla partneriyhteisön toimivuutta. Käytännön kokemuksen perusteella kumppaniyhteisö otettiin innolla käyttöön, ja sitä käytetään ja päivitetään hyvin aktiivisesti. Ottamalla käyttöön Google Appseihin perustuva partneriyhteisö havaittiin myös perinteisen sähköposti- ja puhelinkommunikoinnin vähentyneen huomattavasti. Aiemmin kun partnerit tarvitsivat tietoa meneillään olevista projekteista, tai tietoa projektien läpiviemiseksi, hoidettiin kanssakäyminen sähköpostilla ja puhelimella. Uuden yhteisön myötä sekä kumppanit että Beckhoffin henkilöstö voivat hakea olennaisen tiedon yhteisöstä, jolloin puhelin- ja sähköpostitiedustelut eivät kuormita Beckhoffin henkilöstöä. Keskitetyn toimintatavan kautta tieto pysyy myös ajantasaisena. Uuden yhteisöllisen toimintatavan myötä realisoitui yrityksille useita hyötyjä (Pirttilä et al. 2014):

• Projektinhallinnan tehostuminen tiedonkulun nopeutumisen ja koordinoinnin myötä (liiketoimintaprosessin tehostuminen)

• Kumppaniyhteistyön tehostuminen kumppanien osaamisalueiden ja yhteystietojen parantuneen tuntemuksen ja tietojen keskitetyn hallinnan kautta (hyödyt tiedon jakamisesta)

• Kumppaniviestinnän tehostuminen jakamalla tietoa oikeille henkilöille, joilta löytyy projektissa vaadittava osaaminen. (hyödyt tiedon jakamisesta)

• Resurssien ja kustannuksien säästäminen ajantasaisen tiedon yhteisöllisen jakamisen ja muokkaamisen kautta (kontekstisidonnaiset hyödyt)

VALIT-hankkeessa pyritään kehittämään arvonluonnin mittaristoa. Hyötyjen todentamisen mallin avulla voidaan arvonluonnin mittaaminen kohdentaa jo aiempiin vaiheisiin kuin pelkästään esimerkiksi tietojärjestelmän tai toimintaprosessin käytön tulosten mittaamiseen. Aineeton arvonluonti on haastavaa esittää mitattavina numeroina, jolloin keskeistä on havaita muutoksia, niin määrällisiä kuin laadullisiakin. Kun jo prosessin alkuvaiheessa selvennetään tavoitteet, joihin muutoksella tähdätään, ja sovitaan kuka muutoksien käytäntöön viemisestä on vastuussa, on yrityksessä paremmin selvillä jokaisen rooli arvonluonnissa. Jos alkutilanne ja tavoitteet jäävät hämäriksi, on tuloksiakin kovin vaikea mitata.

#socialmedia #some #sosiaalinenmedia #valit #tty